Компания AppFollow уже более 5 лет растет и развивается в формате полностью удалённой команды. За 5 лет мы построили удалённую команду в 60+ человек. Сейчас мы живем и работаем в 34 городах и 20 часовых поясах.

В этом посте мы хотим поделиться своим опытом «работы на удалёнке», рассказать, как нанимаем людей, выстраиваем процессы и с какими сложностями сталкиваемся в таком формате работы.

Что такое удалённая команда

Remote Team — это тренд, многие или работают сами, или знают кого-то, кто работает на удалёнке.

Часто бизнесы используют смешанный формат — есть офис или несколько и некоторые позиции, например разработчики, работают удаленно.

В компании AppFollow мы с первого дня придерживаемся формата Full Featured Remote Team — полностью удалённой команды: все отделы от разработки до продаж, маркетинга, поддержки работают в удалённом формате.

AppFollow здесь не первопроходцы. Американская компания Zapier была одной из первых Full Featured Remote Team. Сейчас в их команде более 300 человек, и это очень успешный пример того, как построить компанию таких размеров и сделать классный продукт, не находясь в одном офисе. Кроме того, у GitHub более 1000 сотрудников, 60% из которых работают удаленно. 

Преимущества удалённой работы

• Гибкий рабочий день (work/life balance);
• Работа из любой точки мира;
• Не нужно тратить каждый день время 
на дорогу в офис и обратно.

Недостатки удалённой работы

• Синхронизация;
• Менеджмент команды и самого себя;
• Специфические рабочие условия:
 «4 стены», общение только «с компьютером», 
вместо встреч — видеозвонки и чат.

Опыт AppFollow

В 2015 году мы познакомились с Евгением и Павлом (прим. ко-фаундеры AppFollow) и поняли, что хотим сделать совместный продукт. На тот момент мы жили в разных городах и были вынуждены работать удалённо. Когда мы начали менять количество сотрудников, процессы тоже начали меняться. Спойлер: не в лучшую сторону.

Удалённая команда в 10–15 человек

Через два года нас стало 12 человек, это была 100% продуктовая команда, состоящая из разработчиков, менеджеров продукта и QA. Весь операционный функционал, маркетинг, продажи и саппорт выполняли фаундеры. Это была классная ламповая команда. 

В командеразмером 10-15 человек сложностей с «удалёнкой» почти нет, основной вопрос — это как вырастить бизнес.

В команде размером 10-15 человек сложностей с «удалёнкой» почти нет, основной вопрос — это как вырастить бизнес.

Удалённая команда в 40 человек

В 2018 году мы подняли новый раунд инвестиций, осознали, что можем расти быстрее, и для этого нам нужны новые люди. Мы начали выстраивать отделы sales, маркетинг и саппорт. Так за год мы доросли до 45 человек. 

Основные проблемы, с которыми мы столкнулись:

• Команда быстро растёт, сложно отслеживать Who is Who;
• Нет обучения новых сотрудников. До 12 человек мы росли 2 года, и знание о продукте, о нашей миссии мы передавали каждому новому сотруднику «из уст в уста». Когда появилось много людей, то резко потребовались материалы и инструменты для обучения;
• Нет процесса по обмену знаниями;
• Нарушена синхронизация между отделами;
• Фаундеры перегружены, т.к. вовремя не делегировали задачи.

Индикатором проблем служило то,  что ничего, кроме расходов, не росло.

Индикатором проблем служило то, что ничего, кроме расходов, не росло.

Удалённая команда в 60+ человек

В 2019 году мы повторили прошлый успех, и из команды в 45 стали командой в почти 70 человек. Здесь мы встретились с теми же сложностями, что и при росте с 12 до 45 человек: все процессы снова сломались. Индикатором проблем, по-прежнему было то, что ничего, кроме расходов, не росло. 

Мы поняли, что, если изначально не выстроен процесс, то каждый раз при быстром росте у нас будут те же самые сложности.

Мы поняли, что, если изначально не выстроен процесс, то каждый раз при быстром росте у нас будут те же самые сложности. Поэтому в 2020 году решили уделить этому больше внимания.

Какие изменения помогли нам справиться с возникшими сложностями?

✅ Асинхронное общение в Slack

В удалённой команде не так, как в офисе: задал вопрос — получил ответ. Поэтому мы начали вводить простые правила, которые позволяют узнать услышали ли тебя с той стороны или нет. Это все легко делается с помощью реакций в виде emoji и правильных статусов (вспомните ICQ) — в командировке, заболел и т.д. 

✅ Выбор таймзоны для синхронизации


Мы синхронизируемся по московскому времени. У нас с 12:00 до 18:00 по Москве все сотрудники должны находиться в сети. Так мы быстрее синхронизируемся по задачам и решаем вопросы.

✅ Ежедневные стендапы

Мы ввели текстовые стендапы и автоматические отчеты в Slack для всех команд, не только для разработчиков. Каждый день в начале рабочего дня сотрудники пишут в командный канал, какие задачи они закрыли вчера и какие возьмут в работу сегодня. 

✅ Общение только в общих каналах 
(«личка» под запретом)

Мы стараемся минимизировать общение через личные сообщения и выносить обсуждения по проектам и задачам в общие каналы. Так мы понимаем, где и по каким причинам «буксуем», и всегда может подключиться кто-то, кто уже решал такую задачу. Плюс так мы гарантируем прозрачность по всем проектам.

✅ Звонки с включенной камерой в Zoom

Видеозвонки не только позволяют знать своих коллег в лицо, но и создают ощущение встречи в реальной жизни. Что, в свою очередь, помогает улучшить отношения и повысить уровень доверия внутри команды.

✅ Product demo, Q&A-сессии, обмен знаниями 


Раз в две недели мы проводим продуктовые демо. Команды продуктов показывают новый функционал, рассказывают о фичерквестах и отвечают на вопросы. Это позволяет синхронизироваться в режиме реального времени. Особенно важны эти демо для команды продаж, маркетинга и поддержки клиентов, которые потом представляют новинки клиентам. Мы всегда делаем запись, чтобы те, кто был в командировке или отпуске, могли посмотреть его по возвращении. Также мы ежемесячно проводим сессии вопросов-ответов с фаундерами. 

✅ Общие календари с алертами в Slack 


Чтобы быть в курсе звонков и стендапов, в Slack настроены командные календари, которые падают в отдельные каналы, как например канал маркетинга, продаж и т.д. Также мы сделали синхронизацию Out of Office со Slack. Всем понятно, что кто-то в отпуске или командировке и как долго от него не будет ответа.

✅ Прозрачные цели и постоянная синхронизация 
по задачам и проектам

HR-инструменты (прим. BambooHR) позволили нам сделать цели каждой команды и отдельного сотрудника прозрачными и понятными для всех. Возможность отмечать и отслеживать прогресс помогает быстро заметить слабые места и найти решения. Также команды синхронизируются по задачам и проектам на еженедельных внутрикомандных звонках.

✅ Статус компании "Monthly What’s New"

Мы публикуем в общем канале в Slack итоги месяца, рассказываем про результаты каждой команды, хвалим тех, кто внёс наибольший вклад в успех. Это помогает каждому сотруднику быть в курсе прогресса компании, а не чувствовать себя "винтиком".

✅ Welcome-видео для новичков

Для всех новых сотрудников, мы сняли получасовое видео, где мы рассказываем, куда бежим, зачем и почему. Так мы знакомим сотрудников с нами, компанией и ломаем лёд — они понимают, что мы живые, а не какие-то иконки в Slack.

Инструменты для организации удалённой работы

Сейчас на рынке доступно огромное количество инструментов, которые позволяют эффективно взаимодействовать, находясь не в одном офисе. В AppFollow мы используем:

• Slack — командный чат
• G Suite — почта, календари и документы
• Zoom — видеозвонки и онлайн-конференции
• Jira — трекер задач для разработки
• Notion — управление задачами маркетинга и синхронизация по ним
• Close — CRM для отслеживание процессов sales команды
• Zapier — синхронизация статусов и данных между сервисами
• BambooHR — автоматизация HR-процессов

Полезная литература

Многие компании, перестраивающиеся на удаленную работу, должны быть готовы к тому, что будут сложности, с которыми они не сталкивались в рамках офиса. Помимо общения с теми, кто уже построил такую команду, чтения статей, советую прочитать книги, которые очень помогли нам в свое время:

• Jason Fried и David Heinemeier Hansson “REMOTE: Office Not Required”. «Библия» Remote от Basecamp.
• Wade Foster и команда Zapier “The Ultimate Guide to Remote Work”. Уроки от команды из более чем 300 «удалёнщиков».
• Patty McCord «Сильнейшие: Бизнес по правилам Netflix». Бывший директор по персоналу Netflix Patty McCord делится опытом создания команды, нацеленной на общее дело.